TELE SECRETARIAT
MEDICAL
Votre temps, notre priorité:
Optimiser votre pratique médicale avec Télé Secrétariat
Chez Télé Secrétariat, nous comprenons que le cœur de votre métier est de prendre soin de vos patients, et non de vous perdre dans des tâches administratives chronophages. C’est pourquoi nous avons conçu des services de télésecrétariat médical sur mesure, spécialement adaptés aux besoins des médecins, dentistes, paramédicaux, et autres professionnels de la santé.
Avec plus de 32 ans d'expérience dans le domaine du secrétariat médical, Télé Secrétariat est votre partenaire de confiance pour la gestion de vos appels, la prise de rendez-vous, la coordination des visites à domicile, et bien plus encore. Notre mission est de vous libérer du poids des tâches administratives et de la gestion des appels téléphoniques, pour que vous puissiez vous concentrer pleinement sur ce qui compte vraiment : la santé de vos patients.
Permanence téléphonique
Télé Secrétariat propose un service de permanence téléphonique spécialement conçu pour répondre aux besoins des professionnels de la santé. En confiant la gestion de vos appels à Télé Secrétariat, vous assurez à vos patients un accueil professionnel et personnalisé, tout en garantissant une communication fluide et efficace entre toutes les parties :
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Disponibilité élargie : notre service est opérationnel du lundi au vendredi, de 7h00 à 19h00, couvrant ainsi l'intégralité des heures ouvrables pour assurer une prise en charge continue de vos appels.
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Flexibilité : notre service s'adapte selon vos préférences et votre charge de travail. Il peut être utilisé pour des périodes ponctuelles, en complément de votre secrétaire, ou pour des déviations en continu.
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Réception personnalisée : chaque ligne est personnalisée avec une messagerie d’accueil et de fermeture au nom de votre cabinet, garantissant une prise en charge professionnelle et cohérente pour vos patients.
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Prise en charge intégrale des appels : nous gérons tous vos appels, qu'il s'agisse de transmettre des informations pratiques, de prendre des messages, ou de gérer les rendez-vous. Chaque interaction est soigneusement traitée pour répondre aux besoins de vos patients et de votre cabinet.
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Gestion des urgences: nos télésecrétaires sont formées pour évaluer la situation et agir selon vos instructions, en redirigeant l’appel vers vous ou en organisant une intervention immédiate.
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Statistiques d'appels : Vous avez accès à des statistiques détaillées sur les appels traités, vous permettant de suivre l’activité et d'ajuster la gestion de votre cabinet en conséquence.
Gestion des agendas en ligne
Télé Secrétariat gère votre agenda en temps réel, en prenant en charge la prise, la modification, et l'annulation des rendez-vous. Nous organisons également les visites à domicile selon vos disponibilités et les besoins de vos patients, garantissant ainsi une prise en charge fluide et efficace.
Que vous choisissiez d'utiliser votre propre logiciel d'agenda ou notre agenda partenaire, qui permet également à vos patients de prendre rendez-vous en ligne, nous nous adaptons à vos besoins.
De plus, nous sommes entièrement ouverts à la synchronisation et à l'utilisation de vos logiciels médicaux existants pour une intégration parfaite dans votre pratique quotidienne.
Gestion des absences et optimisation des plannings
En tant que spécialiste, vous êtes souvent confronté à une forte demande, entraînant parfois des délais d'attente prolongés pour vos patients. Cette situation peut malheureusement conduire à des annulations de dernière minute ou des rendez-vous non-honorés, générant de l'insatisfaction et une perte économique.
Pour lutter contre ce phénomène et garantir un agenda optimisé, Télé Secrétariat propose une gamme de solutions digitales et humaines spécialement conçues pour réduire l'absentéisme et maximiser l'efficacité de votre planning.
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Listes d'attente dynamiques
Nous mettons en place des listes d'attente qui permettent de réattribuer rapidement les créneaux horaires libérés à la suite d’annulations.
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Confirmation et rappel par SMS et e-mail
Nous envoyons des rappels automatiques par SMS ou e-mail aux patients pour confirmer et rappeler leurs rendez-vous, réduisant ainsi les risques d'oublis.
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Rappels téléphoniques par robot vocal
Nos systèmes de rappels automatisés contactent vos patients pour les informer de leurs rendez-vous à venir. Si nécessaire, l'appel est redirigé vers une télésecrétaire pour le déplacer.
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Suivi proactif et réorganisation de planning
En cas d'annulation, notre équipe s'assure de combler les créneaux vides en contactant les patients sur liste d'attente ou ayant un rendez-vous tardif, minimisant les pertes de temps et maximisant l'efficacité de votre planning.
Gestion des tâches administratives
Télé Secrétariat accompagne les médecins et centres médicaux dans la gestion de leurs tâches administratives telles que la gestion de courrier, les envois postaux, le traitement des e-mails, la gestion des impayées, etc.
En délégant ces tâches à nos télésecrétaires, vous gagnez du temps précieux et améliorez l'efficacité de votre pratique, vous permettant de vous concentrer sur la qualité des soins et trouver un meilleure équilibre entre votre vie privée et professionnelle.